Школа № 5. ПРАВИЛЬНОЕ РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ВРЕМЕНИ И ПЛАНИРОВАНИЕ.

ШКОЛА №5
ПРАВИЛЬНОЕ РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ВРЕМЕНИ И ПЛАНИРОВАНИЕ

Школа написана с участием
Бриллиантового Директора
Гончар Наталии Александровны

План:
1. Что такое планирование.
2. Где взять свободное время.
3. Шаги планирования.
4. Распределение дел по важности.
5. Анализ и учет в планировании.
6. Преимущества и возможности жизни по плану.

    В этой школе мы с вами поговорим о распределении времени, планировании, выявим скрытые резервы вашего времени. И начнем мы с притчи.
    Эта притча о споре двух дровосеков как пример правильного и рационального использования времени.

    Два дровосека поспорили, кто из них за один день нарубит больше леса. Рано утром они пошли в лес и принялись рубить деревья. Но через некоторое время один из дровосеков перестал рубить и сел на пенек. Увидев это, другой лесоруб начал работать с удвоенной силой (его цель ясна: чтобы выиграть спор). Прошло минут десять, и он услышал, что первый лесоруб опять принялся рубить лес. Они работали синхронно около часа, как вдруг первый опять остановился. Второй вновь энергично принялся рубить, предвкушая вкус победы. И так продолжалось целый день.
    Каждый раз, когда один из дровосеков останавливался на десять минут, второй продолжал. Под вечер, когда уже смеркалось, лесорубы решили подвести итог проделанной работе. Тот, который работал не переставая, был совершенно уверен, что он одержал победу и выиграл спор. Но когда он узнал о своем проигрыше, был крайне удивлен:
    — Как это у тебя получилось? – спросил он удивленно: — Каждый час я слышал, как ты на десять минут прекращал рубить. Как ты нарубил больше деревьев, чем я? Это невозможно!
    — Все очень просто, – ответил тот. — Каждый час, когда я останавливался на десять минут, а ты продолжал рубить лес, я точил свой топор.

    Как часто нам не хватает времени чтобы «наточить свой топор». Как только мы начинаем осознавать, что пора бы сделать паузу, осмотреться, научиться чему-то новому, – мы находим такую возможность. И именно в это время происходит качественный скачок в нашем развитии, как самодостаточной личности.
    Вы уже знакомы с законом движения к УСПЕХУ:

ЖЕЛАНИЕ (МЕЧТА) → ЦЕЛЬ → ПЛАНИРОВАНИЕ → ДЕЙСТВИЕ → УСПЕХ,

    и осознали, что сбой в любом звене этой системы отодвигает от нас достижение мечты, цели.
    Планирование и распределение времени – это серьезная, актуальная тема, так как позволяет научиться наметить конкретные шаги и действия к осуществлению ваших желаний.
    Конечно, планирование времени не такое уж простое дело. И, нередко, приняться за него как следует просто лень. Поэтому подойдите к планированию интерактивно, в виде игры: соревнуйтесь с коллегами по работе, придумайте подарок в случае своевременного выполнения задачи и прочее. Творите.
    Если вы поставите перед собой цель, а на предыдущих школах Вы научились это делать, но не запланируете необходимых для осуществления мечты действий, то, скорее всего, Вы очень долго будете идти к своей мечте, так как не знаете ЧЕГО? КОГДА? КАК?
    Вы этого хотите? Постоянно задавайте себе следующие вопросы:
• «Чего я хочу?»
• «Для чего я это делаю?»
• «То, что я сейчас делаю, поможет мне добиться цели?»

    Этими вопросами Вы будете контролировать сами себя и избавите от ненужной работы.
Планирование – это план наших действий, ведущих к цели, к результату, так как незапланированные результаты – запланированное поражение.
    Притча в тему:

Однажды к Учителю пришел человек и попросил научить его добиваться в жизни успеха. Мудрец заставил его залезть в бочку с водой и окунуться с головой.
Затем он изо всех сил удерживал его голову так, что тот не мог подняться. Наконец, с огромным усилием он встал, преодолев сопротивление, и вздохнул.
— Что ты хотел, когда преодолевал моё сопротивление? – спросил мудрец.
— Дышать – ответил ученик.
— А что еще?
— Больше ничего.
— Вот это и есть сила единого желания. Сможешь так хотеть успеха – сможешь его достичь.

    Выводы: создайте сильное желание мечты, поставьте цель, спланируйте, распределите время на работу и отдых. И действуйте, добивайтесь, стремитесь. Как часто мы слышим «нет времени, не успеваю, опаздываю». Кто попадал в такую ситуацию? Можно ли достичь успеха, цели, если не хватает времени? Правильно, нет.
    В мире нет ничего более ценного, чем время.
    Время – это тот срок, который отведен природой для решения жизненно важных вопросов.
    Давайте найдем свободное время у тех, кто говорит Вам, что времени не хватает ни на что. А где его взять, если в сутках всего 24 часа? Вывод: надо искать скрытые резервы.
    Один из парадоксов планирования заключается в том, что когда мы сосредотачиваемся на времени, его становится больше.
    Проведем эксперимент.
    Посидите спокойно 2 минуты, просто наблюдая за секундной стрелкой. Ну что, это много? Нет. А сейчас 5 мин. Это целая вечность. А если будем наблюдать за временем 24 часа, то поймем, что времени у нас много.
    Попробуем? Сделаем таблицу. В первый столбик запишем дела, которые делаем в течение дня.

    Заполните таблицу с учетом реального расхода времени. Посмотрите на результат, где можно сэкономить время и увидите, что ежедневно вы теряете 2-3 часа на ненужные дела. Это время мы можем потратить на развитие бизнеса, если вы новичок, и развитие структуры, если Вы лидер. Задумайтесь.

    1. Планирование деятельности служит картой дня.
    Почему так важно планировать работу с вечера на следующий день? Для того, чтоб выиграть минимум 1 час производительного времени. Во-первых, Вы запланируете время подъема. Во-вторых, Вы запланируете каждый час свободного времени следующего дня. Что делает обычный человек, который не запланировал день, при наступлении свободного времени? Он в течение 1-5 минут, а то и более, решает, что ему делать. А как Вы думаете, можно ли за 1-5 минут полностью оценить свои приоритеты, упорядочить цели, организовать карту всей деятельности, причем все это сделать в голове? В самом начале на это уходит до 1 часа времени. Поэтому, как следствие, человек принимает решение заняться не настолько важными делами. Он думает, что эти дела действительно важные, но они, скорее, срочные и на его будущее будут иметь слабое влияние.
    Каждая минута, потраченная на планирование деятельности, экономит 10 минут исполнения, то есть дает 1000% отдачу от вложенных умственной, эмоциональной и физической энергии.
    Чтобы запланировать свою деятельность на следующий день, требуется 10-12 минут. Эта небольшая затрата, но эти 10-12 минут сэкономят Вам 100-120 минут исполнения, что обеспечит увеличение продуктивного времени на два часа в день, то есть на 25% повышает Вашу ежедневную производительность с того самого дня, когда Вы начинаете планировать свой рабочий день заранее. В месяц это получается 2000-2400 минут, что составляет 4-5 полных рабочих дней!

    2. Планирование деятельности устанавливает приоритеты.
    Прежде всего, приоритеты помогают попасть в самые важные места. Они не позволяют отправиться в менее важные пункты до тех пор, пока Вы не попадете в более важные. Часто мы тратим время на то, что нам нравится, а не на то, что нам необходимо сделать. И, в результате, не достигаем своих целей. Список приоритетов помогает организовывать время так, чтобы достигать своих целей.

    3. Процесс планирования работы программирует наш ум.
    Вы не замечали, что когда Вы четко формулируете свои желания, они сбываются? Так вот, процесс планирования помогает нам уяснить четко для самих себя, что мы хотим и к чему стремимся. Это приводит к тому, что вселенная быстрее исполняет наши желания. Для концентрации внимания на время заведите «Дневник времени» (деятельность – время).
    Самое поразительное в этом методе планирования, что некоторые пункты списка обязательно будут повторяться много раз, изо дня в день, пока, наконец, не исчезнут из него. Другими словами, иногда мы считаем, что нам нужно что-то делать, хотя вообще-то вполне можем без этого обойтись. Это дела с низким приоритетом – и со временем они исчезают из списка сами собой. Контролируйте, не поленитесь и Вы узнаете, что нужно исправить, чтобы добиться успеха.
    Слышали о Законе Парето, который говорит нам, что 20% всех наших усилий дают 80% эффективности, а 80% – только 20 % результата? Это проверенно. И это так работает. Значит надо разобраться, на чем же, на каких делах надо сосредотачиваться, а какие можно вообще делегировать или не делать, так как они являются пожирателями Вашего времени.

    Выявив затраты, мы получаем 3 способа управления временем:
1. Можно исключить или изменить некоторые виды деятельности.
2. Можно сократить время на некоторые дела.
3. Можно изменить последовательность действий для их большей эффективности.

    Например, запланировали на месяц ТО 5000 баллов, а сделали 4500, значит, на следующий месяц планируем на 500 баллов больше, ведь Вы же не выполнили запланированное.
И так во всем, что входит в цель и план. Всегда ставьте планку выше и стремитесь к большему результату.

    1 шаг.
    Планирование всегда должно быть записано.
    Это поможет Вам сосредоточиться на действии, и Вы не будете тратить свое время на вопросы «ЧТО ДЕЛАТЬ? КОМУ ЗВОНИТЬ? КУДА ИДТИ? С КЕМ ВСТРЕТИТЬСЯ В 8-ой РАЗ? и т.д.», успеете гораздо больше, а потратите гораздо меньше времени. (Вспомните поход в супермаркет без списка покупок. Вспомнили?!)
    Конечно, Вы можете сказать, что жить по плану скучно. Да, мы разные, прагматичные и творческие личности, а давайте, кому скучно, превратим план в игру. Пробуйте – это весело.
    Когда Вы стали дистрибьютором, Ваш наставник попросил Вас написать Ваши желания и цели, на школах тоже о целях. Зачем? Все просто, потратив 6 минут в час на планирование, Вы, имея цели, намного быстрее их достигните. А что это вам даст? Правильно, УСПЕХ!
    Ну что, поняли, прониклись, цели и планы написали, а дальше что? Ступор, что делать, как начать, с чего? Вспоминайте закон Парето и беритесь за самые важные дела, 20% от выполнения которых принесут 80 % эффективности.

    2 шаг.
    Определение важных дел.
    Если мы решили увеличить свой доход на 80%, то должны, в первую очередь, сосредоточиться на том, что принесет нам результат: деньги, путешествия, признания, дом, семью, да все, на что нацелены!
    Дела, которые мы выполняем можно поделить на важные и неважные, срочные и несрочные.
    Важные – дела, выполнение которых способствует осуществлению цели. Выполнять в первую очередь.
    Неважные – это дела, которые не приближают нас к поставленной цели.
    Срочные – дела, для которых установлен крайний срок.
    Несрочные – дела, которые можно не делать или для них нет срока исполнения.

    Самое срочное дело не всегда бывает важным, но именно «неотложные» дела занимают большую часть времени.
    Человеку свойственно путать срочность и важность – всякое «срочно» он считает «важным». В основном, именно срочные и неважные дела, создают суматоху.
    Пример. Как часто дистрибьютор обещает наставнику, что завтра начинает движение к цели, а на вопрос «А что мешает сегодня?» отвечает «Нет времени, занят». Знакомо? Да, всегда можно найти причину и оправдание своему бездействию и искать виновных в неуспехе.
    Посмотрите на таблицу и проанализируйте свои дела. Исправляйте упущенное, это шанс!

    3 шаг.
    Определение по приоритетности.
    Это значит, что второстепенные дела выполняются только после выполнения срочно-важных, то есть, первоочередных.
Мудрые говорят: «Правильно расставить приоритеты – значит проложить путь к успеху».
Для того, чтоб эффективно подходить к ведению дел надо себе ответить на вопрос:

    Какой из трех недостатков характерен для Вас в большей степени:
1. Неумение ставить приоритеты.
2. Неумение или нежелание организовать работу с учетом этих приоритетов.
3. Отсутствие дисциплины, необходимой для выполнения соответствующей работы?
И сразу станет понятно, что может главная проблема не в отсутствии дисциплины, а в неумении определить для себя важность дел. И здесь на помощь приходят цели и наставник. Идите на консультацию, ведь наставник – тот человек, который напрямую заинтересован в Вашем успехе.

    4 шаг.
    Установить сроки.
    Для каждого дела установите предельные сроки и заложите туда форс- мажор. Это важно.
    Пример. Наставник поручает дистрибьютору приготовить информацию и прочитать ее завтра на школе. Приготовит? 100%. А если просто попросит подготовить информацию, почитать, ознакомиться и когда будет готов сказать? Приготовит? 50 на50. Нет конкретного срока.
    Ограничение времени можно применять и при проведении встречи, и в общении по телефону, обязательно при приглашении на встречу с наставником и т.д.
    ПОМНИТЕ: Нет нереальных целей, есть нереальные сроки.

    Шаг 5.
    Планировать каждый день.
    Представьте себе, что Ваша цель – это слон. Едим частями? Каждый день? Так и цель надо планировать ежедневно и порционно. У специалистов по планированию есть девиз: «Завтрашний день начинается сегодня вечером».
    Каждый день надо планировать пошагово:
1. Составляем список дел.
2. Планируем важные дела.
3. Распределяем приоритеты.
4. Устанавливаем сроки исполнения.

    Почему нужно планировать каждый день? Представьте себе: дистрибьютор запланировал чек на 3000 гривен. Месяц провалялся, потом вскочил, сделал продажу на 300 гривен. Он разочаровался? Конечно! Так надо планировать? Да!
    В плане каждого дня есть 3 момента:
1. Необходимо указывать событие.
2. Время.
3. Желаемый результат.

    Примеры.
    1. Пишите «В 18-00 я встречаюсь с Иваном Ивановичем». И что? Встречаетесь на пороге, он уходит. Встреча состоялась? Безусловно! А где результат? Пишите «В 18-00 я встречаюсь с Иваном Ивановичем, он подписывает соглашение и делает закупку на 2000 баллов». Результат будет!
    2. Пишите «В 14-00 я встречаюсь с наставником и получаю ответ на вопрос: «Где искать новых клиентов?»
    Делать это надо каждый день, обязательно определять приоритетное дело и заниматься только им до предсказуемого результата. Обязательно ДО РЕЗУЛЬТАТА!
    Если Вы будете ставить цели от большего к меньшему, то и «слона будете есть частями».

    Дзен в буддизме – живите в данный момент времени только одним делом.
    Жить по плану – это увеличивать эффективность жизни. Но планируя жизнь, надо планировать все сферы своей жизни: и семью, и личностный рост, и заботу о здоровье, и отдых. Отдых – обязательно, награды себе любимому за достижения – обязательно. Не позаботитесь Вы – организм сам о себе позаботится.
    Пример. Грузчики в день переносили 12 тонн груза. После изменения графика: 1 час работы, 24 мин отдыха, производительность увеличилась в 4 раза. И 12 тонн стали 48 тоннами. Впечатляет? Организованный отдых – это те же выездные семинары с отдыхом. И потрудились, и активно отдохнули.
    Планируя, отвечайте себе на вопросы:
1. На чем я должен сконцентрироваться в первую очередь (первоочередные задачи) на день, на неделю, на месяц, на год?
2. Какие дела необходимо завершить, подготовить к завершению или начать (обязательные задачи)?
3. Какую рутинную работу я должен сделать?
4. К каким незавершенным делам следовало бы приступить?
5. Чтобы еще было бы желательно, уместно или целесообразно сделать?
6. Какие события могут быть предусмотрены (праздники, мероприятия, поздравления и т.д)?
    Если Вы хотите успеха – ведите учет, анализируйте сведения о клиентах, список структуры, учет посещения занятий, мероприятий, денежный поток, ТО, планы, телефоны, адреса, идеи. Заведите ежедневник или органайзер в компьютере, или в телефоне. Главное, чтобы можно было посмотреть, вспомнить, провести анализ перед консультацией с наставником.
    Вот такой простой план на неделю помогает планировать и время, и действия. Это лучше делать в одной тетради. Ведете ежедневно, еженедельно, и сами видите где «проспали».

ВЫВОД. Планирование – важное, нужное действие, оно дает возможность управлять своим временем.
    Если Вы не будете планировать свое время, за Вас это сделают другие.
    Не тратьте время понапрасну и попусту.
    «Управлять своим временем» – это ставить приоритетные вопросы и решать их, это управлять своими делами во времени.

ЦЕЛЬ: ВРЕМЯ = ПЛАН

    План – это бросок в будущее. План Вашего дня – это Ваше будущее сегодня. План на месяц и квартал – будущее эффективной организации. Ваш план на год и на жизнь – это Ваше будущее. Людей, живущих будущим – немного.
    Планирование жизни – это планирование человеком основных событий своей жизни, что и когда у него будет, состоится, произойдет. Планирование вашей жизни не гарантирует, что план состоится, но отсутствие у Вас плана жизни гарантирует то, что жизнь или течет случайно, или разворачивается по плану других людей.
    Видение своей жизни: «Ну, окончу школу, поступлю в институт, начну работать, потом женюсь… ну, наверное, заведем ребенка, будем решать вопрос с квартирой, машиной и дачей. Потом на пенсию – и на покой!» – не планирование жизни, а воспроизведение типового шаблона. Это рассказ о том, как обычно бывает у людей, и признание того, что моя жизнь потечет как у всех, по наезженной колее.
    Планирование жизни – это построение конкретного плана своей жизни на год, 3, 5, 10 лет и так далее, где ставятся высокие и воодушевляющие человека цели. Первым человеком, начавшим планировать свою жизнь (из известных людей) был Бенджамин Франклин.
    Будьте следующим!

1. План на рабочий день не позволит забыть о важном деле.
2. Затраченное время на планирование повышает эффективность работы.
3. Во время планирования устанавливаются приоритеты.
4. Составленный план обеспечит спокойное психологическое состояние.

    Ставим цели, планируем, действуем!

Любви! Здоровья! Счастья! и Добра!